Zo schrijf je een helder en duidelijk afwezigheidsbericht
Een afwezigheidsbericht instellen is wel zo netjes als je weet wanneer je de volgende dag niet aanwezig zult zijn. Heldere en duidelijke communicatie met klanten wordt in iedere industrie op waarde geschat. Wanneer je vergeet door te geven dat je 24 uur of langer niet bereikbaar bent, kan het zijn dat je een hoop urgente berichten ontvangt, zonder dat je de mogelijkheid hebt om te reageren. Op deze manier laat je niet de beste indruk achter.
Een afwezigheidsbericht lost dit probleem voor je op. Wanneer je een aantal dagen weg bent, hoef je niet je vakantie te onderbreken voor een urgente vraag. Iedere e-mail wordt automatisch voorzien van een antwoord met daarin een uitleg over jouw beschikbaarheid. Daarnaast zijn er nu ook nieuwe manieren om het contact uit te besteden. Zo biedt Livechat Service samen met Tripolis tegenwoordig ChatInMail. Door een link of een button toe te voegen in het mailbericht kan de ontvanger meteen een gesprek aangaan met één van de chatoperators van LiveChat Service. Zij zullen de conversatie conform jouw instructies meteen afhandelen. Lees verder hoe jij soort van altijd (digitaal) aanwezig kan zijn!
Wat is een afwezigheidsbericht?
Een afwezigheidsbericht, ook wel een out of office-bericht genoemd, is een automatische beantwoorder in je e-mail inbox welke het mogelijk maakt om het kantoor te verlaten zonder dat de wereld vergaat.
Wanneer je op reis bent, vakantie viert of om een andere reden voor een langere periode niet in je e-mail inbox kunt, dan wil je een afwezigheidsbericht instellen zodat je klanten niet wachten op een antwoord dat voorlopig niet komen zal.
Hoe stel je een afwezigheidsbericht in?
Het instellen van een out of office-bericht doe je via de instellingen van jouw e-mail programma. Zowel web-based e-mail programma’s als e-mail software bieden deze functie aan.
Hieronder zie je een voorbeeld van hoe je zo’n bericht kunt opstellen in Gmail:
Ga naar Settings door op het tandwiel-icoon te drukken.
Scroll vervolgens naar beneden totdat je de Vacation responder hebt gevonden.
Stel een bericht en de datum in vanaf wanneer het bericht automatisch verzonden moet worden (first day option)
Druk op de knop en activeer de vacation responder.
Na het instellen van een afwezigheidsbericht kun je genieten van je vakantie. Als je geen Last day invoert, zal je e-mail door blijven gaan met het versturen van out of office-berichten totdat je deze handmatig uitschakelt.
Zorg er in dat geval voor dat je je automatische beantwoorder na terugkomst direct uitschakelt zodat je weer e-mails kunt ontvangen.
Goede gewoontes voor het schrijven van een afwezigheidsbericht
Wanneer je eenmaal hebt uitgevogeld hoe je een out of office-bericht kunt instellen, wordt het tijd om over de inhoud na te denken. Bij het schrijven van een afwezigheidsbericht wil je op de volgende dingen letten:
Geef aan wanneer je terug bent
Wanneer een bestaande of potentiële klant met jou in contact wilt komen, is het enkel laten weten dat je er niet bent niet voldoende. Het feit dat zij een automatisch bericht ontvangen, maakt al duidelijk dat je niet aanwezig bent.
Je wilt in het bericht meer informatie prijsgeven over het verlof zodat het versturen van het bericht zin heeft. Het minste wat je kunt doen, is aangeven wanneer je weer op kantoor of bereikbaar bent. Wanneer iemand jou een e-mail stuurt, is het belangrijk dat zij komen te weten op welke datum zij jou weer kunnen bereiken of wanneer zij een reactie kunnen verwachten.
Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n afwezigheidsbericht:
“Hallo, Ik ben momenteel op reis en kan niet reageren op mijn e-mail. Ik ben vanaf 21 november weer terug op kantoor en je kunt dan spoedig een reactie verwachten.”
Een alternatief contact toewijzen in het bericht
Niet iedereen heeft het geduld of de mogelijkheid om te wachten totdat je terug op kantoor bent. Sommige zaken zijn nu eenmaal zo urgent dat deze niet kunnen wachten.
Je wilt daarom altijd een alternatieve manier aanbieden voor klanten die niet willen wachten. Wijs een collega aan die jouw taken tijdens jouw afwezigheid overziet en voeg zijn of haar contactinformatie toe aan het bericht.
Vergeet niet om de collega van te voren in te lichten, anders ontstaat er aan beide kanten verwarring en daarmee is niemand geholpen. Het is ook mogelijk om een heel team verantwoordelijk te stellen voor het opvangen van jouw afwezigheid. In dat geval verwijs je de klanten naar een groep e-mailadres. Het nadeel aan deze oplossing is dat niemand persoonlijk verantwoordelijk is voor het beantwoorden van jouw e-mails waardoor het kan blijven liggen.
Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n afwezigheidsbericht:
“Hallo, Ik ben momenteel op reis en kan niet reageren op mijn e-mail. Ik ben vanaf 21 november weer terug op kantoor en je kunt dan spoedig een reactie verwachten. Neem voor urgente zaken contact op met mijn collega Jan, te bereiken op jan@livechatservice.nl. Hij neemt tijdens mijn afwezigheid mijn taken over.”
Laat chat de mailconversatie overnemen
Maar ook die collega die jouw binnenkomende mailtjes over wilt nemen neemt met lekker weer misschien eens een extra dag vrij. En zoals aangegeven kan bij een groep e-mailadres het risico ontstaat dat niemand het bericht oppakt. Om dat soort situaties te voorkomen hebben Livechat Service en Tripolis ChatInMail ontwikkeld. De propositie is te gebruiken voor nieuwsbrieven, updates en andere situaties. Maar natuurlijk kan de optie ook in standaard mailtjes worden geïmplementeerd. Zodra de ontvanger op de link of chat button, die wordt aangeleverd door LiveChat Service, klikt, wordt onmiddellijk een ‘branded’ venster geopend met het verzoek om te gaan chatten. De vragen worden vervolgens beantwoord door één van de chatoperators van LiveChat Service, conform jouw instructies. Wanneer de chat wordt afgesloten, wordt automatisch een email met daarin de inhoud van de chat gegenereerd en verstuurd naar een door jou opgegeven e-mail adres.
Bied een snelle oplossing aan in het afwezigheidsbericht
Mensen nemen contact met je op voor een reden. Als jij van te voren kunt bepalen om welke reden mensen contact opnemen, dan kun je in het afwezigheidsbericht direct een oplossing aanbieden zodat zij niet hoeven te wachten totdat jij weer aanwezig bent.
Wanneer potentiële klanten bijvoorbeeld een e-mail sturen voor een prijsopgave dan kun je een webformulier creëren welke alle belangrijke informatie verzameld zodat er op deze manier een offerte opgesteld kan worden.
Een ander voorbeeld is het doorlinken naar de knowledge base op de website wanneer klanten hulp nodig hebben zodat zij het probleem wellicht zelf kunnen oplossen. Ga na wat voor e-mails en vragen je veel ontvangt en probeer deze aan te kaarten in het out of office-bericht.
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je dit kunt aanpakken:
“Hallo,
Ik ben momenteel op reis en kan niet reageren op mijn e-mail. Ik ben vanaf 21 november weer terug op kantoor en je kunt dan spoedig een reactie verwachten.
Neem voor urgente zaken contact op met mijn collega Jan, te bereiken op jan@livechatservice.nl. Hij neemt tijdens mijn afwezigheid mijn taken over.
Als je contact opneemt voor een prijsopgave, maak dan gebruik van onze webformulier om automatisch een offerte te genereren.”
Plaats een pitch in het afwezigheidsbericht
Ook wanneer je niet op kantoor bent, kun je je best blijven doen om nieuwe klanten te werven. Je kunt jouw out of office-bericht dan ook gebruiken als een onderdeel van je leadgeneratie strategie.
Door een korte pitch aan het einde van je afwezigheidsbericht af te steken zorg je ervoor dat je geen kans laat liggen om een nieuwe klant binnen te slepen.
Een korte beschrijving van jouw producten of diensten kan net hetgeen zijn dat een potentiële klant over de streep trekt. Immers, als een persoon direct contact met je opneemt, is er al sprake van interesse
Hieronder zie je een voorbeeld van de afwezigheidsbericht met een pitch op het einde
“Hallo, Ik ben momenteel op reis en kan niet reageren op mijn e-mail. Ik ben vanaf 21 november weer terug op kantoor en je kunt dan spoedig een reactie verwachten. Neem voor urgente zaken contact op met mijn collega Jan, te bereiken op jan@livechatservice.nl. Hij neemt tijdens mijn afwezigheid mijn taken over.
Als je contact opneemt voor een prijsopgave, maak dan gebruik van onze webformulier om automatisch een offerte te genereren.
En als je meer te weten wilt komen over wat onze producten voor jou kunnen betekenen, lees dan de ervaringen van onze klanten voor meer informatie.”
Het opstellen van de perfecte out of office-bericht
Het schrijven van een afwezigheidsbericht is een kwestie van oefenen. Net als bij het schrijven van content zal het de eerste keer niet direct raak zijn. Daarnaast zal de ene methode beter werken dan de andere, afhankelijk van wat voor soort bedrijf en persoon je bent.
Voor meer inspiratie is het volgende artikel op de blog ook de moeite waard om te lezen: