Drie must-read tips voor een efficiënte werkdag
Kom je steevast een aantal uren tekort aan het einde van de week? Of zou je simpelweg graag wat meer tijd voor jezelf over willen houden? Met de volgende tips is iedere dag een efficiënte werkdag.
Het klinkt gekkenwerk, 5 uur of meer per week extra tijd vrijmaken. Zeker als je bedenkt dat je er geen slaap voor hoeft op te offeren.
Door je dag beter te plannen en zonder afleiding te werken, kun je zonder veel moeite een uur per dag besparen. Je komt dan al snel op een besparing van 5 uur per week als iedere dag een efficiënte werkdag is.
Je kunt natuurlijk altijd de grenzen op te zoeken en een hele dag uit te sparen. Dit zal lastig worden, maar wellicht dat het je lukt met de onderstaande tips.
Lees mee en leer hoe je meer uit je dag haalt met een efficiënte werkdag.
Laat je niet afleiden door technische snufjes
De digitale revolutie heeft zijn voordelen, maar ook zeker zijn nadelen. Het was vroeger een stuk gemakkelijker om ongestoord aan het werk te gaan. Leg de telefoon van de hoorn en gooi de deur op slot.
Vandaag de dag hebben we niet alleen een smartphone en een smartwatch. Onze computer en telefoon wordt ook voortdurend overladen met notificaties. E-mailberichten, Facebook reacties, Linkedin suggesties, Twitter berichten en nog veel meer.
De telefoon van de haak gooien (of, in het geval van een smartphone, op Do not Disturb mode zetten) lost slechts een deel van het probleem op. We worden elk moment van de dag overbelast met informatie.
Iedere berichtje, melding of voicemail bericht is een nieuwe verleiding die je moet weerstaan. Zodra je op een zwak moment toegeeft aan het openen van zo’n notificatie, beland je op de digitale informatie snelweg. Voordat je de volgende afslag kunt pakken, ben je zo een half uur kwijt.
Smartphones zijn niet de enige boosdoener. De browsers van vandaag zitten tegenwoordig ook vol met allerlei plug-in’s, add-on’s en notificaties.
Voor een efficiënte werkdag zul je zowel je de instellingen van je smartphone als browser goed moeten doornemen en alle notificaties en meldingen die niet nodig zijn tijdens de werkdag (in de praktijk zul je vrijwel alles willen uitzetten) uitschakelen.
Apple gebruikers hebben hier een voordeel. In OS X is namelijk een Do not Disturb feature voor het volledige besturingssysteem welke te vinden is in de Notifications Center.
Je zult misschien “Ho, wacht is even, als ik alle meldingen uit zet, dan weet ik niet meer wat er speelt?” denken. Maar laten we eerlijk zijn, is het ontvangen van koddige katten video’s, de eerst paardrij les van je nichtje of de politiek mening van je zwager zaken die niet kunnen wachten? Dacht het niet…
Pak de zwaarste taken eerst aan
Het is mens eigen om dingen waar we tegen opkijken zo lang mogelijk uit te stellen. Taken die we vervelend vinden of welke veel van ons denkvermogen hebben, kunnen voor extra stress zorgen. Dat vinden we vervelend en daarom doen we er alles aan om te vermijden.
Nu is dit niet alleen problematisch omdat deze taken blijven liggen. Het naar achteren schuiven van lastige taken zorgt ervoor dat je de rest van je werk minder effectief kunt uitvoeren. Je gedachten blijven namelijk bij deze lastige taken die nog open staan.
Tim Ferriss, de auteur van het inmiddels beroemde “The 4-hour Work Week” heeft het bij het juiste eind door te stellen dat je er naar moet streven om altijd productief, in plaats van druk, te zijn.
Eén manier om productief te blijven, is het zo snel mogelijk wegwerken van de meest vervelende taken op een dag. Ferriss geeft hierover in een Tweet de volgende tip:
Het scheelt een slok op een borrel als je de dag begint met de taken waar je het meest tegen opkijkt. Door niet direct naar je e-mail inbox of Slack te openen, kun je zonder afleiding een uur lang werken aan deze taken.
Het lezen van e-mails is een absolute no-no voor de productiviteit. Je krijgt in één keer een hoop informatie binnen. Bovendien moet je ook gaan nadenken over een antwoord.
Het is helaas in veel gevallen niet reëel om je e-mail inbox volledig te negeren. Het is echter een feit dat voor veel mensen de eerste stap in de ochtend het controleren van de e-mail box en collaboratie-apps zoals Slack is.
Wanneer je niet direct naar je inbox gaat maar eerst een uur hard er tegen aan gaat, zul je zien dat je werkdag opeens een stuk minder vol is. Het voelt zo goed en is zo makkelijk, dat het haast verboden zou moeten worden.
To-do lijstjes: To do or not to do?
Veel mensen zweren bij het bijhouden van to do lijstjes om bij te houden welke taken nog gedaan moeten worden. Bovendien helpt het opstellen van deze lijstjes met het indelen van je dagelijkse en wekelijkse werkschema.
To do lijstjes kunnen een handige aanvulling zijn voor het efficiënt inplannen van je werkdag. Bovendien zul je met een to do lijst belangrijke taken niet vergeten.
Toch gaat het ook wel eens mis met het bijhouden van to do lijstjes. Het spreekt wellicht voor zich dat het de bedoeling is om de taken op een lijstje één voor één af te werken. In de realiteit loopt dit soms anders waardoor de lijstjes alsmaar grote worden met meer en meer taken.
Hoe voorkom je dat een to do lijstje uitgroeit tot een ware Godzilla van een lijst?
Het meest voorkomende knelpunt is de gemiddelde tijdsduur van de taken op een lijst. Wanneer een lijst uit voornamelijk grote, algemene projecten bestaat, blijven deze taken dagenlang, al dan niet wekenlang, de lijst aanvoeren.
Een grafisch designer zal bijvoorbeeld zijn handen vol hebben aan een volledige redesign van de home page van een website. Wanneer deze taak wordt opgedeeld in kleinere sub-taken zoals een nieuw logo, contactformulier, gestroomlijnde navigatiebalk en meer dan zal de designer iedere taak apart kunnen afhandelen.
Je bent voor het opstellen van een to do lijst niet meer afhankelijk van een kladblok. Er zijn talloze apps te vinden voor het digitaal bijhouden van lijsten ten behoeve van time management. Populaire apps onder deze noemer zijn Wunderlist en Trello (zie voorbeeld hieronder).
Praten vullen geen gaatjes
De bovenstaande tips en meer helpen je op weg naar het inplannen van een efficiënte werkdag en wellicht naar een welverdiende dag rust.
Een efficiënte werkdag plant zich echter niet zelf in. Als je het enkel bij goede plannen houdt, zul je weinig tijd besparen. Je zult alle informatie die je opneemt in de praktijk toepassen.
Kun je er nog steeds niet bij dat je makkelijk 5 uur per week kunt besparen? Schakel een timetracker in en pas de bovenstaande methodes toe en je zult zien dat je dagelijks steeds minder kwijt bent of meer dingen gedaan krijgt.