Laat je Klanten Glimlachen met Grappige Out of Office-Berichten
Het is augustus en we zitten midden in het vakantieseizoen. De kantoren lopen leeg terwijl de stranden vol stromen. Tijd om twee of drie weken helemaal tot rust te komen. Maar voordat de zonnebrand crème, de zonnebril en de zwembroek of badpak wordt ingepakt, zullen eerst de out of office-berichten ingesteld moeten worden.
Out of office-berichten geven iedereen die een e-mail stuurt tijdens de vakantieperiode een automatische respons. In dit mailtje wordt doorgaans aangegeven dat de persoon niet op kantoor is voor een bepaalde periode en daarom niet kan antwoorden.
Om te voorkomen dat je terug komt van vakantie met honderden e-mails in je inbox, waardoor je op de eerste dag al weer toe bent aan een week verlof.
Op vakantie betekent ook geen internet
Nog niet zo lang geleden betekende op vakantie gaan dat je even ver weg was van je oude leven. Met de opkomst van smartphones en mobiel internet is dit idee voorgoed verloren gegaan. Er zijn dan ook genoeg mensen te vinden die zelfs op vakantie hun kantoor, bedrijf of team aansturen.
Voordat je de lachspieren en je creatieve knobbel raadpleegt voor het schrijven van grappige out-of-office berichten, wil je wellicht erbij vermelden dat je niet alleen buiten kantoor bent maar dat je een internetvrije vakantie aan het vieren bent.
Laatst kreeg ik een out of office-bericht terug waarin niet alleen werd aangegeven dat de persoon niet op kantoor zou zijn, maar in deze periode tevens geen toegang zal hebben tot het internet.
Het klinkt overdreven. Nu toegang tot het internet op vakantie alsmaar toegankelijker wordt, is het echter niet zo vreemd om aan te geven dat je 100% niet aanwezig bent.
Voorbeelden van grappige out of office-berichten
Bij sommige bedrijven is het een bedrijfspolicy om een out of office-melding in te stellen. Bij andere bedrijven wordt het automatisch voor je ingesteld. Mocht je echter op je zelf toegewezen zijn om het in te stellen, dan is het alleen maar aan te raden om hiervoor even de tijd te nemen.
Het configureren van een out of office-bericht is een kwestie van enkele minuten. Als je toch bezig bent, is het een leuk om niet een standaard melding in te stellen, maar een bericht op te stellen die prettig te lezen is en voor een glimlach bij de ontvangers zorgt:
“Ik ben op vakantie en ben volgende week terug. Mijn telefoon en e-mail zijn binnen handbereik maar ik kan je verklappen dat ik deze niet voor werk zal gebruiken.”
Veel mensen geven wanneer ze op vakantie aan dat ze bereikbaar zijn per telefoon of per e-mail in het geval van noodsituaties. Dit is prima als je liever thuis was gebleven om te werken aangezien je het feit dat je op vakantie bent teniet doet. Door aan te geven dat je bereikbaar bent maar je niet met werk bezig zal houden, geef je aan dat je in echte noodgevallen gecontacteerd kan worden.
“Ik ben niet aanwezig. Is het dringend? Stuur me dan een tweet én vergeet vooral deze hashtag niet: #jeverstoortmijnvakantie. Bedankt”
Dit out of office-bericht zal geheid voor een glimlach zorgen bij je collega’s zodra ze je een mailtje sturen. Verwacht echter niet dat er al teveel serieuze berichten op je Twitter pagina zullen verschijnen. Je collega’s zullen geheid plaatjes en grappige one-liners achterlaten op je Twitter account. Blader de commentaren van je collega’s dan ook snel door en schenk vooral aandacht aan berichten van klanten.
“Beste lezer, op dit moment ben ik op vakantie van dan tot dan. Ik sta toe dat ik één mail per persoon ontvang. Als u mij meerdere e-mails stuurt, dan zal ik uw e-mails willekeurig ongelezen verwijderen tot dat er één over blijft. Kies dus verstandig! P.s: houd er rekening mee dat u mij al één e-mail heeft gestuurd.”
Dit is een voorbeeld van een grappige bedoelde e-mail met tevens een erg directe hint. Een directe aanpak zoals deze zal zeker mensen weerhouden om je een e-mail te sturen. Als je met jaarlijks verlof bent, wil je niet gestoord worden en dat betekent dat je soms een drastische beslissing maken.
“Ik ben de rest van de dag niet op kantoor en heb geen toegang tot mijn e-mail. Als dit een noodgeval is, neem dan contact op met de spoed hulpdienst.”
Lang niet iedereen hoeft altijd op stand-by te staan. Helaas is dit niet iets dat iedereen wilt begrijpen. Dit bericht zet men aan het denken.
“Op dit moment ben ik bij een sollicitatiegesprek en als ik niet word aangenomen zal ik reageren.”
Het bericht zal zeker een glimlach laten verschijnen bij een aantal van de ontvangers. De vraag of een dergelijk bericht verstandig is, tenzij een collega grappig is geweest of je simpelweg niet heel erg blij bent met je huidige job.
“Bedankt voor je e-mail. Ik ben momenteel op vakantie met mijn familie voor de eerste keer in hele lange tijd. Voor spoedgevallen zal mijn collega je bijstaan. Ze mag dan wel geen cape hebben, ze is in feite wonder woman. Spreek je zo snel mogelijk.”
Wanneer er een collega jouw taken waarneemt wanneer je op vakantie bent, is het een stuk makkelijker om een out of office-bericht op te stellen. Je wilt in je berichtje dan ook je lof uitspreken voor de goede samaritaan die het mogelijk maakt om zonder zorgen glazen Sangria op het strand achter over te slaan.
Gebruik out of office-berichten in je voordeel
Iedereen verdient het om op vakantie te kunnen gaan. Als je alsmaar aan het werk bent, zul je op een gegeven moment uitgeblust zijn wat een effect zal hebben op je werk of zelfs kan leiden tot een burn-out.
Wees dus niet bang om een grappig out of office-bericht in te stellen. Het is belangrijk om aan je klanten te weten dat je niet aanwezig bent en met een creatieve melding zullen zij meer begrip hebben voor de situatie.
Geniet van je vakantie!