Leren samenwerken als een team
De wereldberoemde basketballer Michael Jordan zei ooit het volgende: “Talent wint wedstrijden, maar het is teamwork en strategie dat de beker binnenhaalt”. De meeste van ons zullen dit beamen. Teamwork is belangrijk en stelt het mogelijk om ideeën uit te wisselen, grote projecten aan te pakken en de gestelde doelen te behalen.
Een goed team ontstaat niet uit zichzelf. Een goede samenwerking vereist inspanning van zowel een manager als zijn of haar teamleden. Effectief samenwerken binnen een teamverband vereist tevens een aantal basiselementen zoals open communicatie, een heldere visie en een duidelijke groepsstructuur. De management- en communicatiestijl binnen teams is over de hele wereld verschillend. Het is daarom altijd een goed plan om onderzoek te doen en van gerespecteerde bedrijven te leren.
Onderzoekers van Harvard Business Review hebben onderzoek gedaan naar welke factoren bijdragen hebben aan het bouwen van een samenhangend team. Uit een breed assortiment van statistische analyses blijkt dat er meer dan 100 factoren van belang zijn en waaruit het onderzoeksteam acht factoren met een hoge mate van succes heeft afgezonderd. Deze factoren hebben verschillende teams aanzienlijk geholpen met het overkomen van de uitdagingen op het gebied van schaal, communicatie op lange afstand, diversiteit en specialisatie.
Om het succes van de beste teams te begrijpen, heeft het onderzoeksteam vervolgens de teams die deze factoren zonder meer toepassen, ondervraagd. In dit artikel zal een beroep worden gedaan op een aantal van deze factoren, zoals ondersteuning van bovenaf, HR gebruiken en de kracht van de teamleider. Er zullen echter ook een aantal andere factoren aan bod komen die tevens van belang zijn.
Leer elkaar beter kennen voor steun van bovenaf
Voor het bouwen van een efficiënt team is het belangrijk dat iedereen in het team elkaar leert kennen – en niet alleen bij naam. Maak het punt om de doelstellingen, waardes, sterke punten en routines van een ander te ontdekken. Wanneer je je teamleden niet alleen kent, maar ook begrijpt, is het een stuk makkelijker om te bepalen hoe je het beste samen kunt werken.
In het onderzoek van Harvard Business Review is naar voren gekomen dat bij een groter percentage van (vrijwel) onbekende leden en een grotere diversiteit in achtergrond en ervaring binnen het team, teamleden minder snel hun kennis zullen delen of op andere manieren zullen samenwerken.
Nokia pakt het leren kennen van het team op de volgende manier aan. Wanneer iemand begint, geeft zijn of haar manager een lijst met alle mensen binnen de organisatie. Deze lijst bevat onder andere de mensen die later een belangrijk onderdeel vormen in het werkproces, zonder te letten op de locatie waar deze teamleden normaliter aanwezig zijn. De manager instrueert vervolgens welke onderwerpen besproken kunnen worden en waarom het opbouwen van een goede verstandhouding belangrijk is.
Nieuwe mensen bij Nokia beginnen dus eerst met het plannen van afspraken met de mensen op de lijst, ook al betekent dit dat ze hun afdeling moeten verlaten. Nokia noemt deze fase de gift van tijd. De tijd komt namelijk terug in de vorm van het opbouwen van een netwerk en vergaren van kennis. Het wordt gezien als een cruciaal onderdeel van de samenwerkingscultuur binnen Nokia.
Zet duidelijke doelen en werk aan een heldere visie
Wanneer teamleden elkaar beter hebben leren kennen, zullen zij samen naar één doel moeten toewerken. Is het zeker dat iedereen binnen het team hetzelfde doel voor ogen heeft? Zo ja, hoe willen zij dit doel bereiken?
Het komt veelvuldig voor dat teamleden verschillende visies hebben wat betreft het eindresultaat. Hieronder volgt een voorbeeld:
“Een kennis maakte onderdeel uit van een grootschalig project. Het doel was om de internet browser baanbrekend te veranderen. Het kwam er op neer dat een geheel nieuwe browser ontwikkeld moest worden.
Het team bestond uit een onderzoeker, grafisch designer, UI designer en een aantal programmeurs. Iedereen was op de hoogte van wat er van hen verlangd werd. Het doel was om een innovatief en mooi ogende browser af te leveren. Gedurende het project kwam echter naar voren dat iedereen een andere visie had over hoe een “innovatieve” en “mooi ogende” browser eruit hoort te zien.
Om een gezamenlijke visie te creëren, werd er besloten om iedereen visuele voorbeelden van hun visie voor te dragen en deze te bespreken. Het bleek dat sommige teamleden een ontspannen browser voor een jeugdig publiek voorstelden, terwijl anderen een meer officiële browser in gedachten hadden.
Zoals je kunt voorstellen, is het lastig om gezamenlijk naar één doel te werken met compleet tegenovergestelde visies. Er werd dus volop gediscussieerd en uiteindelijk werd een akkoord gesloten. Na de vergadering kozen verschillende mensen voor de voorbeelden die door anderen werden voorgedragen. Hierdoor nam het aantal verschillende visies voor de browser af en kon er een gezamenlijke visie worden gecreëerd. Sindsdien nam de snelheid van het werk toe en was de directie van het project voor iedereen duidelijk.”
Zonder een heldere visie zoals hierboven omschreven zul je binnen een gevoelig gebied als design te maken krijgen met een hoop misverstanden
Vorm teams en zorg voor een duidelijke rolverdeling
Zodra een universele visie is gevormd en een richting is gekozen, is het cruciaal om te werken aan de formatie en structuur van de teams.
Teams die recentelijk zijn samengesteld zullen veel tijd en moeite moeten steken in het bouwen van vertrouwensvolle relaties. Het is niet alleen van belang om te bepalen hoe er naar het einddoel gewerkt zal worden; het is ook belangrijk om voor ieder persoon binnen het team een specifieke rol toe te kennen. De samenwerking verbetert wanneer de rollen van individuele teamleden duidelijk zijn verdeeld.
Zodra er sprake is van een duidelijke rolverdeling, hebben de teamleden het gevoel dat zij het overgrote deel van hun werk zelfstandig kunnen uitvoeren. Ze kunnen zich richten op hetgeen waar zij goed in zijn en het team kan op hen vertrouwen. Individueel werken is nog steeds van belang, ook binnen een teamproject.
Het onderzoeksteam van de Harvard Business Review heeft tijdens hun onderzoek een aantal teams waargenomen waarbij er sprake was van een cultuur van samenwerking maar waarbij tevens de teamleden niet over de benodigde samenwerkingsvaardigheden beschikken. Zij werden aangespoord om samen te werken, maar waren hier niet erg efficiënt in.
Uit het onderzoek is gebleken dat een aantal vaardigheden cruciaal zijn voor een prettige samenwerking:
- Waardering voor een ander
- Het vermogen om deel te nemen aan doelbewuste gesprekken
- De kunst van het oplossen van conflicten op een productieve en creatieve manier
- Programmabeheer
Door werknemers te trainen op deze vaardigheden kan een HR afdeling de output van een team flink vergroten.
Het trainingstraject van PricewaterhouseCoopers bevat modules welke ingaan op zaken op teamwork, emotionele intelligentie, netwerken, het houden van lastige gesprekken, coaching, maatschappelijke verantwoordelijkheid en het naar buiten brengen van de strategie en filosofie van de organisatie. PricewaterhouseCoopers leert haar medewerkers ook hoe zij anderen effectief kunnen beïnvloeden en hoe zij gezonde samenwerkingsverbanden kunnen creëren.
Het gevoel van een gemeenschap aanwakkeren
Bill Marriott, hoofd van het Marriott vennootschap, houdt een blog bij waarin verschillende onderwerpen worden besproken zoals de inspanningen van het bedrijf om groener te worden tot aan de favoriete vakantiebestemmingen van de topman. Zijn blog is zeer geliefd onder de werknemers en het ondersteunt het idee van een gemeenschap.
Dit is slechts één van de vele manieren om een gemeenschap te creëren. Een andere, tegenwoordig zeer populaire manier is het omtoveren van het (hoofd)kantoor van een organisatie tot een dorp, inclusief een sportschool, winkels, restaurants en andere voorzieningen.
Door het bedrijfscomplex te transformeren naar een campus brengen medewerkers meer tijd op het werk door. Bovendien worden ze aangespoord om meer met elkaar te communiceren en ideeën uit te wisselen.
De juiste teamleaders maken het verschil
De meest productieve en innovatieve teams worden geleid door mensen die zowel doel- als relatiegericht zijn. Het mag geen verrassing zijn dat een mix van beide vaardigheden door bedrijfsleiders zeer gewaardeerd wordt.
Een interessante waarneming is dat dit soort leiders hun prioriteiten gedurende het project verschuiven. Aanvankelijk ligt bij het opzetten van het project en het verdelen van de taken de verhouding ten gunste van een doelgerichte aanpak. Zodra het project echter loopt en iedereen van start is gegaan, verandert de projectleider naar een meer relatiegerichte aanpak.
Om hun vaardigheden te verbeteren nemen verschillende managers die werkzaam zijn bij Marriott deel aan projectmanagement opleidingen en modules. Deze vaardigheden zijn een belangrijke factor in het selecteren van mensen voor een rol als leider.
Leren Samenwerken als een Team
Door samen te werken kun je veel meer gedaan krijgen in een kortere periode. Wanneer je aan een project werkt, zijn er meestal veel mensen met verschillende vaardigheden nodig. Om het einddoel te bereiken, zal er een vlotte samenwerking tussen deze mensen moeten ontstaan zodat zij hun ideeën kunnen uitwisselen en gebruik kunnen maken van elkaars vaardigheden.
Het is echter niet alleen belangrijk om elkaar te motiveren en goed met elkaar te communiceren. Het team moet ook ruimte open laten voor het ontwikkelen van individuele vaardigheden. Je kunt later het individuele werk combineren voor het afleveren van een topresultaat.