Meer productief op het werk: Vier methoden die je vandaag nog kunt toepassen
Wil je meer productief op het werk zijn? Vraag je jezelf wel eens af hoe productief op een dag bent en hoeveel tijd je daadwerkelijk besteedt aan productieve zaken? Tegenwoordig wordt je elke minuut geconfronteerd met afleidingen. Hoe kun je hier beter mee omgaan?
We maken ons allemaal wel een schuldig aan een kwartiertje “onschuldig” Facebook gebruik of een andere bezigheid die niets te maken heeft met werk. Het is vaak niet eens de tijd die je niet besteed aan je werk, maar de tijd die je vervolgens verspilt met het schuldig voelen over het niet productief zijn op het werk die je de das omdoet.
Het is echter niet mogelijk om 24 uur per dag, 7 dagen per week productief te zijn. Onderzoek heeft aangetoond dat we slechts 1 tot 2 uur achtereen geschakeld productief kunnen zijn voordat we inzakken. Er is dan ook niets mis om even een pauze in te lassen van een paar minuten voor een schattige katten video op YouTube.
Wat is het om meer productief te zijn?
Het is voor veel van ons gebruikelijk om zoveel mogelijk op één dag gedaan te krijgen. We zijn dan ook teleurgesteld als we er niet in slagen om de werkdag volledig op te vullen. Het gevoel dat kostbare tijd is verspild, voert de boventoon.
Is voortdurend werken echter daadwerkelijk de beste manier om productief te zijn? Na verloop van tijd zal je merken dat je productiviteit afneemt wanneer je alsmaar lange uren blijft maken. Zonder pauze is het voor de meeste van ons niet mogelijk om langdurige periodes ons volledig te geven.
De misvatting is dat meer productiviteit meer werken betekent. Als je meer uren draait, kun je ook meer werk voltooien. Je zult echter nooit al het werk afkrijgen en des te harder je probeert om de hele werkstapel weg te werken, des te groter de kans dat je ten onder gaat aan stress. Het is dan ook oppassen voor een burn-out.
Hoe voorkom je een burn-out op het werk?
Een studie van Baylor University heeft aangetoond dat werknemers die stoppen met een taak en zich kortstondig richten op een leuke bezigheid zoals een koffie of lunchpauze weer sneller in een werkritme komen.
Het geheim van meer productiviteit zit hem dan ook niet in zoveel mogelijk uren om te werken in te plannen. Het echte geheim is het strategisch verdelen van pauzes over de dag zodat je de tijd krijgt om je mentaal op te laden.
Hoe wordt je meer productief op het werk
Het rekening houden met pauzes is een vrij algemene tip voor het verbeteren van de productiviteit. Waarschijnlijk neem je al regelmatig een pauze of wordt je, wanneer je in een kantoor werkt, vanzelf gedwongen om achter het bureau vandaan te komen.
De onderstaande methoden zijn bewezen strategieën die je kunt toepassen om meer productief te zijn. Maak kennis met de Pomodoro techniek, de “Eet een kikker” oplossing, de Jerry Seinfeld aanpak en “GTD” van David Allen.
De Pomodoro techniek
Deze populaire methode is vernoemd naar een eierwekker voor in de keuken. Deze zijn immers vaak in de vorm van een tomaat, een pomodoro. De methode werd in het einde van de jaren ‘80 ontwikkeld door Francesco Cirillo.
Het concept van de Pomodoro techniek is het onderbreken van intervallen van 25 minuten met een pauze van 5 minuten. Iedere interval wordt een pomodoro genoemd.
Hieronder vind je een voorbeeld van hoe je deze techniek kunt toepassen:
- Bepaal welke taak je wilt uitvoeren,
- Zet een timer voor 25 minuten,
- Ga aan het werk,
- Neem zodra de timer afgaat een pauze van 5 minuten en zet een nieuwe timer,
- Na vier pomodoro’s neem je een langere pauze (15 tot 30 minuten).
Het klinkt heel erg eenvoudig maar het uitvoeren van deze techniek blijkt in de praktijk niet zo makkelijk te zijn. Je kunt niet uit de pomodoro stappen om iets anders te doen. Wanneer je dus midden in een taak zit kun je niet zomaar stoppen om je telefoon te pakken of een kop koffie te zetten.
Eet een kikker
De beroemde Amerikaanse schrijver Mark Twain schreef ooit dat het eerste wat je wilt doen zodra je bent opgestaan, het eten van een levende kikker is. Als je weet dat dit het allerergste is wat je die dag zal overkomen, dan valt de rest allemaal reuze mee.
Het boek “Eat That Frog”, geschreven door Brian Tracy, is op dit schrijfsel van Twain gebaseerd. Het idee hierachter is dat je het beste de meest vervelende taken meteen in de ochtend kunt uitvoeren.
Deze aanpak is met name geschikt voor mensen die de neiging hebben om alles naar achteren te schuiven.
Houd de schakel intact
Deze methode behoort bij velen tot de favorieten en daar is een goede reden voor. Met deze aanpak pik je namelijk snel goede gewoonten op en wordt iedere dag een betere versie van jezelf.
De uitvoer is simpel: kies een taak die je dagelijks wilt uitvoeren en zorg ervoor dat je deze taak vervolgens iedere dag, zonder een dag van het schema af te wijken uitvoert. Voor extra motivatie kun je een kalender gebruiken zodat je je voortgang in de gaten kunt houden.
Deze methode werd onder andere gebruikt door Jerry Seinfeld voor het dagelijks schrijven van een nieuwe grap. Het is een uitstekende manier om een nieuwe vaardigheid op te pikken. Het voordeel is dat je zelf kunt bepalen hoeveel tijd je dagelijks besteed aan deze taak.
“Get things done”
“Get things done” is een methode ontwikkeld door David Allen, een productivity consultant. Bij de methode spreken twee elementen een grote rol: beheersing en perspectief. Het is de bedoeling dat je de aandacht richt op het ondernemen van actie en het uitvoeren van taken in plaats van deze terug te roepen.
Wanneer we bezig zijn met werk, doorlopen we, ongeacht de taak, vijf gescheiden stappen:
- We verzamelen informatie die onze aandacht trekken,
- We verwerken de betekenis van deze informatie en wat met deze informatie gedaan kan worden,
- We sorteren de resultaten uit de volgende twee stappen,
- We evalueren de opties,
- We maken een beslissing.
Wanneer je deze stappen betrekt op het opstellen van een werkschema, kom je op het volgende uit:
- Maak een opsomming van alle taken (bijv. een to-do lijst),
- Ga na of al deze taken door jou uitgevoerd kunnen of dat er een aantal taken uit handen gegeven kunnen worden,
- Orden het lijstje (voeg prioriteiten toe, noteer deadlines en verplaats taken die je niet kunt uitvoeren op het moment),
- Loop je lijstje na en bepaal waar je als eerst mee wilt beginnen,
- Ga aan de slag.
Op het eerste gezicht lijkt het een hoop werk. Door je werkschema te organiseren voorkom je dat je overspoeld wordt met taken waar je verantwoordelijk voor bent.
Een gratis versie van het boek “Get things done” kun je hier vinden.
Andere artikelen op deze blog die ook interessant zijn als je meer productief wilt zijn in je leven, zijn als volgt:
Foto’s: Ryan Hide, Keith Robinson en Kevkam
