Hoe word je productiever (en heb je het minder druk)?
Op het eerste gezicht is het verschil tussen productief en druk zijn niet zichtbaar. In beide gevallen ben je hard aan het werk. Het verschil is dat één tot succes leidt terwijl dat bij de ander niet vanzelfsprekend is.
We zijn allemaal bekend met het gevoel dat we zoveel taken op onze to-do lijst hebben, dat we 48 uur in een dag nodig hebben om alles aan het einde van de dag klaar te hebben. Misschien heb je er zelfs over nagedacht om een nacht door te halen.
Ook heeft iedereen wel collega’s of kennissen die vroeg van huis gaan en pas laat in de avond het kantoor verlaten. Vaak blijft het niet bij laat thuiskomen; omdat ze het zo druk hebben, kost alles meer tijd en wordt afspraak na afspraak verschoven.
Sterker nog, je kunt stellen dat “bezig zijn” in strijd is met “productief zijn”. In plaats van enkel bezig te zijn op je werk, wil je ervoor zorgen dat je je tijd nuttig besteed. Alleen dan zul je aan het einde van de dag ook echt vooruitgang boeken.
De grootste tijdverspilling op het werk
Voordat je een probleem kunt aanpakken, zul je eerst erachter moeten komen waar het probleem ligt. In het geval van het indammen van tijdverspilling, zul je bij jezelf ten rade moeten gaan aan welke zaken je te veel tijd besteed.
Voortdurend mailtjes en berichten sturen
Volgens Sanebox is een overmaat van e-mails een wereldwijde epidemie. De gemiddelde werknemers besteedt 13 uur per week aan het lezen en versturen van e-mails. Dit vertaalt zich in 28% van de werktijd (650 uur per jaar) terwijl 38% van de e-mails in de gemiddelde e-mail inbox daadwerkelijk belangrijk zijn.
Het voortdurend lezen van e-mails kost niet alleen tijd, maar haalt ons ook uit een gezond ritme (het duurt ongeveer 60 seconden om terug te keren naar de taak waar je op dat moment mee bezig was) en zorgt voor meer stress.
Niet alleen e-mails zijn hier een boosdoener. Ook andere communicatiemiddelen, zoals Slack, kunnen bijdragen aan stress en onderbrekingen. Het is heel makkelijk om te eindigen met het heen en weer zenden van tientallen berichtjes zonder dat je het doorhebt.
Multitasken
Het is een mythe dat mensen in staat zijn om meerdere taken tegelijk uit te voeren, zonder dat het een impact heeft op je productiviteit. De harde waarheid is dat wanneer je productief wilt zijn en wilt blijven, het beter is om je op één ding tegelijk te richten.
Onze hersenen hebben niet, zoals de processor van een computer, meerdere kernen. We kunnen dus niet beide taken even succesvol uitvoeren. Onderzoek heeft daarnaast aangetoond dat het multitasken je niet alleen vertraagd, maar voor een lager IQ zorgt.
In het onderzoek, welke uitgevoerd is aan de Universiteit van London, komt naar voren dat de deelnemers tijdens het uitvoeren van meerdere cognitieve taken tegelijk een IQ score behaalden die vergelijkbaar is met het raken van marihuana of een nacht zonder slaap.
Vergaderingen
We zijn allemaal bekend met het fenomeen vergaderingen. In veel gevallen zit de vergaderingsruimte vol met mensen die niet eens deel uitmaken van het besproken project. Veel holle kreten, geklets over koetjes en kalfjes en andere verspilling van tijd.
Bovendien is het niet alleen de duur van de vergadering die je kwijtraakt. Er wordt voor en na de vergadering bijgepraat waardoor je al snel een groot deel van de dag niet productief bent.
Gebrek aan organisatie
Wanneer je overladen bent met taken, raak je eenvoudig het overzicht kwijt en wissel je continu van taak met het idee dat je ze allemaal tegelijk kunt afronden. Als dit jouw algemene plan van aanpak is, dan is het de hoogste tijd om je time management vaardigheden te verbeteren.
Time management vaardigheden helpen je met het plannen en organiseren van je dagelijkse schema, van de meest belangrijke tot de minder belangrijke taken. Het klinkt eenvoudig maar bij het opstellen van een werkend schema zul je rekening moeten houden met deadlines, de beschikbaarheid van alle betrokken personen, deadlines en de impact van iedere taak.
Aan het einde van de dag zul je al moeten weten waar je de volgende dag aan zal werken.
Regelmatig pauzeren
Dit is een lastig punt aangezien het nemen van pauzes cruciaal is voor het op peil houden van de productiviteit. De hersenen hebben een pauze nodig en het is goed om het lichaam te strekken. Een korte wandeling of een aantal lichamelijke oefeningen hebben een geweldige impact op je lichamelijke en geestelijke gesteldheid. Je kunt er ook voor kiezen om je pauzes te gebruiken om een sigaret te roken, een kop koffie te drinken of bij te praten.
Het probleem is dat we niet altijd even goed de tijd kunnen bijhouden. Zo is het al snel een half uur later wanneer het enkel de bedoeling was om een paar minuten pauze te nemen om je Facebook te checken.
Hoe word je productiever?
Nu je weet wat de valkuilen zijn, is het tijd om te bekijken hoe je kunt voorkomen dat je keer op keer in deze valkuilen valt.
De beste aanpak verschilt van persoon tot persoon. Als je een hoop verschillende taken op een dag heeft, is het voortdurend uitschrijven van to-do lijstjes mogelijk een hele dagtaak. Het is in dat geval beter om je volledig te richten op een taak zodat deze worden geklaard.
De volgende hacks helpen je met het productiever worden op een dag, in plaats van enkel bezig zijn.
Lifehack #1: Deel je tijd van te voren in
Het klinkt cliché, maar goede organisatie is de sleutel tot succes.
Welke taken zijn het belangrijkst? Hoeveel tijd nemen deze taken in beslag? Wie zijn betrokken bij deze taken?
Maak een to-do lijstje voor de belangrijkste taken voor de volgende dag. Laat alle taken die geen prioriteit hebben buiten beschouwing. Deze leiden af en zorgen ervoor dat je tussen taken blijft wisselen en aan het einde van de dag geen stap verder bent gekomen.
Plan ook je pauzes in. Maak gebruik van de Pomodoro techniek en werk 50 minuten zonder onderbreking en neem vervolgens 5 minuten pauze.
Lifehack #2: Organiseer je communicatie
Communicatie is een zegen als een vloek. Niet alleen heb je te maken met telefoontjes en SMS berichten. Dagelijks ontvang je ook een stortvloed aan e-mails en berichten via andere communicatiemethoden, zoals Slack. Daarnaast heb je gedurende de week mogelijk een aantal vergaderingen.
Om al deze communicatie bij te houden, ben je vrijwel de hele dag bezig. Je zult communicatie daarom moeten inperken.
Lees de e-mail slechts twee keer per dag: in de ochtend en aan het einde op de dag. Stel je messenger diensten in zodat je enkel beschikbaar bent voor belangrijke berichten. Hiermee voorkom je dat de hele dag bezig bent met het beantwoorden van berichtjes.
Lifehack #3: Richt je volledig op je werk
De wereld zit vol met afleidingen, ook in een kantooromgeving. Je zult je daarom moeten beheersen zodat je geconcentreerd blijft op je werk.
Eén van de grootste boosdoeners is de computer. Als je de hele dag je internetbrowser opent hebt, is de aantrekkingskracht om een niet-werkgerelateerde site te openen erg groot. Er zijn verschillende apps en programma’s die je helpen om de gevoelens te onderdrukken. Deze hulpmiddelen blokkeren je favoriete sites of houden bij hoeveel uren je daadwerkelijk productief bent.
Wanneer je in een team werkt, is het aan te raden om in het begin van de dag een korte meeting in te plannen. In deze vergadering bespreek je wie voor welke taken verantwoordelijk is. Door duidelijkheid te creëren kan iedereen zich volledig richten op zijn of haar taak.
Druk bezig zijn is geen eremedaille
Eén van de belangrijkste aspecten van productiviteit is een gezonde werk/privé balans. Een productief persoon snapt dat de hersenen baat hebben bij diversiteit en dat een gezonde geestelijke balans zorgt voor meer denkkracht.
Scoor je op deze punten middelmatig? Het goede nieuws is dat je je hersenen kunt trainen zodat deze productief en geconcentreerd blijven. De hersenen zijn als spieren: wanneer deze gebruikt worden voor multitasken, raken ze gewend aan een lage aandachtsspanne.
Veel succes met het verbeteren van jouw gewoonten en vergeet niet: productief zijn betekent slimmer werken, niet langer werken!