Maak meer tijd vrij met deze time management tips
Heb je het gevoel dat je altijd aan het einde van de dag te weinig tijd hebt? Kun je wel een aantal time management tips gebruiken om productiever te werken? Met deze adviezen voorkom je dat jouw to-do lijstje aan het einde van de dag nog vol met taken staat.
Er is een eenvoudige manier om er altijd voor te zorgen dat je je taken aan het einde van de dag af krijgt: meer tijd maken.
Tenzij je echter over een tijdmachine beschikt, is het niet mogelijk om meer dan 24 uur in één dag te proppen.
De oplossing is dan ook niet om meer tijd te maken, maar om je tijd effectiever te besteden.
De beste manier om meer uit je dag te halen, is jezelf voor een uitdaging te stellen. Gaat het jou lukken om binnen een week een extra werkdag aan productie te realiseren in dezelfde tijdspanne als gebruikelijk?
Deze uitdaging klinkt op het eerste gezicht onmogelijk. Je zult echter versteld staan van wat mogelijk is als je jezelf voor een volle honderd procent geeft en de volgende time management tips volgt.
Stop met het verspillen van je tijd
Eén van de beste time management tips heeft niet zo zeer betrekking op het besparen van tijd maar op het verstandig gebruik maken van de tijd die je hebt.
Het is niet geen prestatie om dag in, dag uit naar je werk te gaan en jezelf bezig te houden. Bij de meeste functies is er altijd wel iets te doen.
De vraag die je jezelf moet stellen, is of hetgeen wat je doet een verschil maakt. Niet iedere taak is even belangrijk en heeft een even grote impact. Taken kunnen evenveel tijd in beslag nemen en toch een verschillende impact hebben op je prestaties.
Je werktijd is niet eindeloos. Je kunt niet een paar uur aan de werkdag plakken wanneer het je niet lukt om je to-do lijstje af te ronden.
Productief zijn vs. bezig zijn
Waar het op neer komt, is dat er een verschil is tussen productief zijn en bezig zijn. Waarschijnlijk ben je de hele dag bezig op je werk, waardoor je niet drukker bezig kan zijn. Wel kun je productiever werken.
Tim Ferriss, auteur van The 4-Hour Work Week, legt het verschil in zijn boek haarfijn uit. Het is makkelijk om de hele dag bezig te zijn met het lezen van je e-mails, het sorteren van je bureau en het deelnemen aan discussies.
De vraag is echter of al deze zaken aan het einde van de dag van grote invloed zijn. Het antwoord is waarschijnlijk negatief.
Het is lastiger om de hele dag door productief te zijn. Dit vereist een hoop oefening en discipline. Maar zodra je productief zijn onder de vingers hebt, zul je zien dat je de tijd die je tot je beschikking hebt een stuk efficiënter kunt gebruiken.
Aan het einde van de dag heb je meer om trots op te zijn dan een opgeruimd bureau.
Hoe maak je de overstap van bezig zijn naar productief zijn?
Vraag jezelf af wat de belangrijkste taak van de dag is. Welke taak op je to-do lijstje heeft de grootste impact?
Stop met uitstellen en zorg ervoor dat je deze taak als eerste afrondt. Zodra deze taak erop zit, kun je je richten op de ondergeschikte taken.
Alhoewel deze aanpak er in het begin voor zal zorgen dat ieder project hectisch is, maak je wel stappen vooruit. Het is echter beter om te zwoegen voor een lastig project en deze succesvol afronden dan veel tijd besteden aan een uitgebreid stappenplan en nooit van start gaan.
Zorg voor een optimale werkomgeving
Door de belangrijkste taken voorop te stellen, maak je een flinke stap naar een meer efficiënte werkdag. Om productief te blijven, komen de andere time management tips van pas.
Productief blijven is geen makkelijke uitdaging. Het is vergelijkbaar met het balanceren van een object op je hand. Het is lastig om het in balans te brengen en zodra je een seconde je concentratie verliest, kun je van vooraf aan beginnen.
Hoe zorg je ervoor dat je lange periodes productief kunt zijn, in plaats van korte, intensieve periodes van productiviteit. Het antwoord is te vinden in een optimale werkomgeving.
Als je de mazzel hebt dat je alleen werkt, is een groot deel van de strijd gewonnen. Zo niet, dan zal het lastiger worden maar dat is nog geen reden om op te geven. Je wilt alle afleidingen elimineren en alle aandacht vestigen op je huidige taak.
Is er een hoop lawaai op kantoor? Probeer dan te werken met geluidsonderdrukkende koptelefoons. Lopen mensen voortdurend het kantoor binnen en buiten? Ga dan op een plek zitten waar je dit niet kan zien.
Met name met creatieve taken zoals het schrijven van content is het belangrijk om niet gestoord te worden. Gevierd horror schrijver Stephen King heeft het volgende te zeggen over afleiding.
Als je dus geconcentreerd wilt werken, zorg er dan voor dat er geen afleidingen in je gezichtsveld zichtbaar zijn en plaats koptelefoons op of in je oren.
Wanneer je niet kunt werken als het helemaal stil is, dan kun je ook muziek opzetten. Kies dan wel voor muziek die niet afleid. Muziek met veel tekst zoals rap of popmuziek is over het algemeen minder geschikt. Sommige mensen werken beter als er een ruis op de achtergrond, zoals het geluid van een stofzuiger, te horen is.
Time management software
Het installeren van time management en time tracking software is niet alleen verstandig als je wilt zien of je medewerkers wel met werk bezig zijn. Het is ook een geweldige tool als je je eigen productiviteit wilt verbeteren.
Time management software ziet en slaat alles wat je op je computer doet op. Iedere pagina die je laadt en ieder programma dat je start.
Je kunt dus niet even op Facebook inloggen om een berichtje te sturen zonder dat de software dit bijhoudt. Aan het einde van de dag zul je versteld staan hoeveel korte pauzes je neemt, zonder dat je er erg in hebt.
Time management software confronteert je met de harde werkelijkheid over hoeveel minuten per dag je niet nuttig besteedt.
Er zijn talloze programma’s die je de mogelijkheid geven om te zien wat je iedere dag met je tijd doet. Voorbeelden zijn:
- RescueTime
- TimeCamp
- Time Doctor
- toggl
De meeste van deze programma’s zul je eerst moeten configureren. Zo kun je aangeven welke taken wel en welke taken niet productief zijn.
Zodra je begint met het volgen van je tijd, zal er aan het einde van de dag een rapport worden opgesteld waarin je kunt zien wat je die dag zoal hebt gedaan.
Hieronder vind je een voorbeeld van zo’n rapport, in dit geval in het programma Rescue Time.
Zoals je ziet, zijn de bezigheden opgedeeld in verschillende categorieën. Uit de resultaten van time management software kun je bijvoorbeeld concluderen dat je veel tijd besteedt aan het beantwoorden van e-mails.
Het is niet verstandig om niet meer in te loggen in je e-mail account. Wel kun je ervoor kiezen om minder vaak in te loggen en pas e-mails terug te schrijven zodra de belangrijkste taak van de dag erop zit.
Rescue Time geeft je ook de mogelijkheid om jezelf doelen te stellen. Zo kun je als uitdaging zetten om minimaal 6 uur per dag productief bezig te zijn.
Het volgen van je gebruik van je tijd klinkt extreem. Geef het echter de voordeel van de twijfel. Je zult zien dat je een hoop zult leren over jezelf en zien op welke momenten van de dag je minder productief bent.
Leer jezelf browser discipline aan
Met het internet ligt de hele wereld binnen je handbereik, waarbij de browser de sneltrein is waarmee je van A naar B kunt bewegen.
Dit betekent echter ook dat er een wereld vol verleidingen te wachten staat zodra je je browser opstart. Dankzij de opkomst van social media is het gevaar van het verspillen van tijd op het internet alleen maar groter geworden.
Met behulp van time tracking software zul je bijvoorbeeld zien dat je al snel een half uur of langer per dag op Twitter of Facebook zit.
Regelmatig je social media profielen controleren op nieuwe berichten begint onschuldig. Voordat je het weet ben je echter het lokale nieuws aan het doorlezen tijdens je werkuren.
Het is dan ook aan te raden om alle niet-werk gerelateerde sites te laten voor wat het is tijdens de werkuren.
Wanneer je van jezelf weet dat je de verleiding niet kunt weerstaan, is er een oplossing. Er zijn voor je browser meerdere plug-in’s of add-ons verkrijgbaar die het mogelijk maken om sites tijdelijk of permanent te blokkeren.Een extra werkdag aan productie met deze time management tips
Boek tijdwinst met betere time management
Kort samengevat kun je met de volgende vier time management tips een flinke tijdwinst boeken en een extra werkdag aan productie leveren:
- Focus op de belangrijkste taken in jouw to-do lijstje
- Zorg voor een optimale werkomgeving
- Maak gebruik van time management software
- Leer browser discipline aan
Lees voor meer time management tips het vorige artikel op onze blog, “Drie must-read tips voor een efficiënte werkdag”, terug en je zult zien dat je op een dag veel meer geklaard krijgt.